Contabilidad Mercantil en Venezuela

Osmel A. Rivas Contreras

Instagram: @osmelalbertorivas

          

    

La Contabilidad constituye una herramienta de vital importancia para las empresas, ya que a través de ella se obtiene información confiable sobre su rendimiento económico, a fin de desarrollar políticas de control que coadyuven a mejorar su situación económica actual, sirviendo de termómetro para medir el nivel de calidad de la gestión administrativa, la cual se refleja al finalizar el ejercicio económico, en virtud de los resultados obtenidos.

     A través de la Contabilidad, es posible tanto para los administradores como para los socios, conocer de antemano la productividad económica de su compañía, lo que determinará su  capacidad de endeudamiento en función de su liquidez, solvencia patrimonial y valor efectivo del capital social. En otras palabras,  constituye un medio de información confiable para establecer la capacidad económica que tiene la empresa para obligarse.

     La Contabilidad Mercantil  se define a grandes rasgos, como una forma de registrar, clasificar y resumir todas las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, para interpretar posteriormente sus resultados, en función de conocer con certeza su situación financiera. Ofrece la practicidad de llevar un registro descriptivo, -el cual puede ser de forma manual o mecánica-, de los distintos procesos que se ejecutan en el libre desenvolvimiento de la actividad mercantil, permitiendo a los sujetos intervinientes, conocer los resultados obtenidos durante un determinado periodo de tiempo. [1.]

De Los Libros Obligatorios y de Los Libros Auxiliares 

     El Código de Comercio establece en su articulo 32, la obligación para todo comerciante de llevar la contabilidad de la empresa, mediante el uso de los libros principales, lo cuales comprenden: el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Inventarios. Además, la misma ley le otorga al empresario, de modo facultativo, la potestad de llevar cualquier otro libro auxiliar que considere pertinente para el mayor orden y claridad en sus operaciones, como por ejemplo, el Libro de Caja, el Libro de Operaciones o el Libro Copiador de Cartas.

Libros obligatorios.

Libro Diario

     En este libro se registran en orden cronológico las operaciones realizadas día por día, expresando los datos del acreedor, deudor y especificaciones de la negociación. Existe la posibilidad, para aquellos comerciantes con el carácter de minorista, de cumplir con tales obligaciones, asentando diariamente un resumen de las operaciones hechas de contado, y aplicando mayor énfasis a las que se hicieron a crédito. Estas facultades se encuentran establecidas en el artículo 34 del citado Código.

     El Libro Diario es conocido como el libro de entrada original, por el hecho de que en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. Este libro no puede ponerse en uso sin que se haya hecho la previa presentación por ante el Registrador Mercantil, con la finalidad de que sea debidamente habilitado, según lo previsto en el artículo 33 eiusdem.

Libro Mayor

     En él se ordenan todos los asientos que fueron registrados en el Libro Diario, haciendo especial énfasis en la identificación de los clientes. Se registran las operaciones de contado, a crédito, los pagos, y las garantías contraídas. Este libro representa el lugar a donde se trasladan todas las operaciones que se plasman en el Libro Diario, colocando entre otros datos, la fecha de cada operación, su naturaleza, y clase. Una particularidad de este libro es que en él puede apreciarse la situación o estado de cuenta particular con cada cliente, acreedor o deudor.

     Es considerado el libro más importante en cualquier contabilidad, toda vez que en ella se registran cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales, derechos y créditos que integran el activo; las deudas y obligaciones que forman el pasivo; el capital; las ganancias y  pérdidas, y en general todas las operaciones de una empresa.

Libro de Inventario

     En el Libro de Inventario se establece una valoración estimada de los bienes muebles, inmuebles y créditos. Este libro permite al comerciante tener una apreciación del activo circulante, al inicio y luego al cierre de cada ejercicio económico, expresando la clase y naturaleza del bien, su valor, cuándo fue adquirido, depreciación y ajuste por inflación, entre otros aspectos.

     Dentro de sus características esenciales, está su más que necesario cierre con el Balance y la Cuenta de Ganancias y Pérdidas. Según el artículo 35 eiusdem, el Libro de Inventario debe ser firmado por aquellas personas del establecimiento que han intervenido en su formación.

Libros Auxiliares

      El Código de Comercio establece en el único aparte del artículo 32, la facultad para los comerciantes de llevar todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

      Dentro de los libros auxiliares o facultativos están: el Libro de Caja, el Libro de Facturas y el Copiador de Cartas.

      Al igual que todos los demás libros contables, deben cumplir con los requisitos generales establecidos en la ley para su correcto uso, dentro de los cuales están, entre otras: la habilitación, así como el de no poseer ningún tipo de alteración.

Cuentas de Ganancias y Pérdidas y Balances

    

El primer aparte del artículo 35 del Código de Comercio exige que el inventario se cierre con el Balance y la Cuenta de Ganancias y Pérdidas. Ambos estados financieros se preparan con el objeto de presentar un informe periódico acerca de la situación actual del negocio, sobre los procesos de la Administración, y los resultados obtenidos durante un determinado periodo económico.

     Para Barboza, E (2007) el balance “constituye un estado demostrativo de la situación patrimonial de la empresa…” (p.107); representa: "Un reporte producido […] con el propósito de medir el valor neto contable de una empresa en cierta fecha, y su riesgo ante acreedores potenciales. En este documento […] se reflejan los activos, pasivos y el patrimonio de los propietarios. (Disponible: http://www.degerencia.com/glosario.php?pid=22), incluyendo los excedentes de las operaciones, (superávit), o crecimiento natural de la empresa.  

     La preparación de dicho balance es de gran importancia para todo ente económico, ya que muestra en forma ordenada todas las cuentas que constituyen los bienes, derechos, obligaciones y el capital para una determinada fecha. Establece, de forma más detallada,  dónde se encuentran invertidos los fondos de la empresa (activos) y el origen de los mismos (pasivo y capital).
     

     Este informe debe elaborarse por lo menos una vez al año, al finalizar el ejercicio económico, o por períodos menores (mensual, trimestral, semestral) de acuerdo con las leyes vigentes y los estatutos de la empresa.
     

     En materia de Sociedades Anónimas, el artículo 304 del Código de Comercio, exige que el balance demuestre con exactitud los beneficios realmente obtenidos y las pérdidas experimentadas, fijando las partidas del acervo social por el valor que realmente tengan o se les presuma.
     

     Con respecto a las Cuentas de Ganancias y Pérdidas, o Estado de Resultados, éstas se definen como aquellas donde se clasifican sumariamente los negocios, desde el punto de vista de las utilidades (ingresos) y las pérdidas (gastos), que se hayan producido durante el respectivo ejercicio económico.
     

     Según el citado Artículo 35, la Cuenta de Ganancias y Pérdidas, o Estado de Resultado, debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas, haciendo mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva, con anotación a la respectiva contrapartida.
     

     Los ingresos vendrían siendo las cantidades obtenidas por la venta de los bienes o servicios producidos por la empresa, mientras que los gastos reflejan todas aquellas transacciones que hacen posible que la empresa desarrolle su actividad, por lo que en ellos se incluyen los salarios, los alquileres, el pago de intereses y los impuestos, entre otros.
     

     Su importancia consiste en el hecho de que por medio de ésta, describe las transacciones que dan como resultado una ganancia o una pérdida, examinando desde un punto de vista general, la efectividad y el rendimiento económico de la compañía.

Valor Probatorio de los Libros y su Producción en Juicio

El artículo 38 del Código de Comercio establece:

Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros solo harán fe contra su dueño; Pero la otra parte, no podrá aceptar lo favorable, sin admitir también lo adverso que ellos contengan.

    Según este dispositivo, en principio, los Libros de Comercio no constituyen por si solos prueba alguna. Valeri, P. (2004) expresa que: “La prueba se concreta a los asientos bien llevados en los Libros de Comercio obligatorios, es decir, que no se haya incurrido en alguno de los supuestos prohibidos por el Código de Comercio” (p.88). Por tanto, dichos asientos constituyen prueba entre comerciantes, en todo lo que les beneficie o los perjudique.

     Ahora bien, para los no comerciantes, los asientos hacen fe  únicamente contra su dueño, pero la otra parte, no podrá aceptar lo favorable que se desprenda de esos libros, si al mismo tiempo no acepta también lo adverso que de ellos se derive. Barboza, E. (2007) agrega: “los libros de contabilidad darán fe contra su dueño, ya que, virtualmente, estos libros recogen una confesión extrajudicial de los negocios y obligaciones que contrae el comerciante” (p.89).

     Asímismo, el artículo 124 ejusdem, establece que: “Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban: …Con los libros mercantiles de las partes contratantes…”. Es decir, los Libros de Comercio sólo serán objeto de prueba entre comerciantes por hechos de comercio, y la fuerza y eficacia probatoria de estos quedará sometida al prudente arbitrio del juez.

     En este sentido, Morles, A. (2004) señala:

El grado probatorio de los libros es cuestión que la ley deja a la apreciación del juez y, en consecuencia, éste puede considerarlos desde prueba plena de la obligación hasta simple presunción hominis dependiendo de la extensión y claridad de los asientos y de los restantes elementos que el magistrado considere. (p. 416)  

     Con respecto a los Libros Auxiliares, para que sus asientos surtan efectos jurídicos, estos deben ser legalizados por el Registrador Mercantil y ser llevados correctamente sin incurrir en los supuestos prohibitivos del artículo 37 del Código de Comercio.

     Del mismo modo, el Código de Comercio en su artículo 40, prohíbe hacer pesquisas de oficio por Tribunal o autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están con arreglo a las prescripciones legales.  Pero si el comerciante intenta hacer valer los asientos alterados, podrá incurrir en responsabilidad tanto civil como penal, según sean las circunstancias del caso. Además, en el supuesto de cesación de pago por parte de éste, tales hechos contribuyen a conformar hechos demostrativos de quiebra culpable o quiebra fraudulenta, tipificados en el Código Penal Venezolano como delitos. (Valeri, P. 2004, p. 88).

     Por otro lado, es importante tomar en cuenta la llamada manifestación o examen general de los libros de Comercio, los cuales podrán acordarse de oficio o a instancia de parte, sólo en los casos taxativos del artículo 41 Código de Comercio, es decir, en materia de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales, y en los casos de atraso y quiebra. 

     Finalmente, con respecto a la prueba de las obligaciones contraídas entre venezolanos y extranjeros, se debe atender a las leyes del país en el que el comerciante ejerce su actividad, en lo relativo a los libros y a la forma de llevarlos (locus regit actum), y para estimar su valor probatorio, debe tomarse en consideración la ley del país antes cuyos tribunales se haga valer la correspondiente pretensión (lex fori). (Barboza, E. 2007, p.109). En este orden de ideas, el artículo 116 del Código de Comercio dispone:  “Todos los actos concernientes a la ejecución de los contratos mercantiles celebrados en país extranjero y cumplideros en Venezuela, serán recogidos por la ley venezolana, a menos que las partes hubieren acordado otra cosa”. En estos casos, deberá atenderse a los principios generales de Derecho Internacional Privado y la respectiva ley (Código de Bustamante). 

REFERENCIAS

ALBORNOZ VALERI, P. (2004). Curso de Derecho Mercantil. Caracas, Venezuela: Ediciones Liber.

BARBOZA PARRA, E. (2007). Derecho Mercantil. Manual Teórico Práctico. (13ª. ed.). Caracas, Venezuela: Editorial Mc Graw Hill Interamericana de Venezuela, S.A.

GARAY, J. M. (2004). Código de Comercio. Anotado. (5a ed) Caracas, Venezuela: Ediciones Juan Garay. Artículos: del 32 al 44 ambos inclusive.

GOLDSCHMIDT, R. (2006) Curso de Derecho Mercantil. Caracas, Venezuela: Universidad Católica Andrés Bello. 

MORLES HERNÁNDEZ, A. (2006). Curso de Derecho Mercantil “Las sociedades mercantiles”.  (8a. ed. T. 1). Caracas, Venezuela: Editorial Texto, C.A.

Páginas Electrónicas

[1.]Degerencia.com (2008). [Página Web en Línea] Disponible: www.degerencia.com/glosarios.php?pid=22  [Consulta: 2008, Septiembre 12]

[1.]¿Qué es la Contabilidad Mercantil? (s.f) [Documento en Línea] Disponible: http://es.answers.yahoo.com/question/index?qid=20061010135303AAaJJnZ  [Consulta: 2008, Septiembre 01]


[1.]RODRÍGUEZ, M. (2006) Contabilidad Mercantil. [Documento en Línea] Disponible: http://www.monografias.com/trabajos16/contabilidad-mercantil/contabilidad-mercantil.shtml [Consulta: 2008, Septiembre 01]